Wanneer u ontevreden bent over de kwaliteit van de dienstverlening of over de declaratie, dan kunt u uw klachten voorleggen aan onze klachtenfunctionaris mr. A. Ruys. mr. Ruys zal trachten zo spoedig mogelijk met u een oplossing voor het gerezen probleem te vinden. Deze oplossing zal schriftelijk aan u worden bevestigd. Mocht overleg onverhoopt in uw ogen niet tot een bevredigend resultaat leiden, dan kunt u een klacht indienen bij de Geschillencommissie Advocatuur. Dat kan pas nadat u uw bezwaren eerst aan ons heeft voorgelegd. Deze weg staat ook voor u open wanneer wij niet binnen één maand na het indienen van uw bezwaren schriftelijk op uw klacht hebben gereageerd.
Deze kantoorklachtenregeling behoort bij artikel 6.28 van de Verordening op de advocatuur en is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht met Ruys & Ruys Advocaten.
Artikel 1 – Begripsbepalingen
a. Ruys & Ruys Advocaten
De maatschap Ruys & Ruys Advocaten, gevestigd te Holten en kantoorhoudende aan de Helhuizerweg 2, 7451 KE Holten, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42062172, bestaande uit mr. A.A.M. Ruys en mr. H.Ph. Ruys, beiden advocaat.
b. advocaat
Een aan Ruys & Ruys Advocaten verbonden advocaat.
c. klacht
Iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens een cliënt jegens Ruys & Ruys Advocaten, een aan het kantoor verbonden advocaat of een onder verantwoordelijkheid van een advocaat werkzame persoon over de totstandkoming of uitvoering van de overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.
d. klager
De cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt.
e. klachtenfunctionaris
De advocaat die overeenkomstig deze kantoorklachtenregeling is belast met de behandeling en afhandeling van een klacht.
1. Indien de klacht betrekking heeft op mr. A.A.M. Ruys, treedt mr. H.Ph. Ruys op als klachtenfunctionaris.
2. Indien de klacht betrekking heeft op mr. H.Ph. Ruys, treedt mr. A.A.M. Ruys op als klachtenfunctionaris.
3. Indien de klacht betrekking heeft op beide aan het kantoor verbonden advocaten, op de maatschap als zodanig, of indien anderszins omstandigheden bestaan waardoor geen van beiden de klacht met voldoende onafhankelijkheid kan behandelen, treedt mr. Mechteld Klarenbeek, advocaat, op als externe klachtenfunctionaris.
4. In alle gevallen wordt een klacht behandeld door een andere advocaat dan degene over wie wordt geklaagd.
Artikel 2 – Toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Ruys & Ruys Advocaten en een cliënt.
2. Deze kantoorklachtenregeling is eveneens van toepassing op klachten over personen die onder verantwoordelijkheid van een aan Ruys & Ruys Advocaten verbonden advocaat werkzaam zijn of bij de uitvoering van een opdracht worden betrokken.
3. Deze kantoorklachtenregeling geldt eveneens voor werkzaamheden die een aan Ruys & Ruys Advocaten verbonden advocaat daarnaast verricht als mediator, fiscalist, notarieel jurist of in een andere professionele hoedanigheid, voor zover uit de aard van de werkzaamheden, een afzonderlijke overeenkomst of toepasselijke beroeps- of gedragsregels niet anders voortvloeit.
4. Ruys & Ruys Advocaten draagt er zorg voor dat klachten overeenkomstig deze kantoorklachtenregeling worden behandeld.
Artikel 3 – Doelstellingen
1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn en op zorgvuldige en constructieve wijze af te handelen;
2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten vast te stellen;
3. het behoud en, waar mogelijk, herstel van de relatie met de cliënt door zorgvuldige klachtbehandeling;
4. het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening van Ruys & Ruys Advocaten; en
5. het registreren en analyseren van klachten teneinde daaruit, waar mogelijk, lering te trekken en herhaling te voorkomen.
Artikel 4 – Informatie bij aanvang van de dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is gemakkelijk elektronisch of fysiek toegankelijk, wordt via de website van Ruys & Ruys Advocaten beschikbaar gesteld en wordt op verzoek kosteloos aan de cliënt verstrekt.
2. Ruys & Ruys Advocaten wijst de cliënt vóór of bij het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze op de dienstverlening van toepassing is.
3. In de opdrachtbevestiging en de algemene voorwaarden wordt vermeld op welke wijze geschillen die na behandeling volgens deze kantoorklachtenregeling niet zijn opgelost, aan een onafhankelijke partij of instantie kunnen worden voorgelegd.
4. Voor zover schriftelijk overeengekomen en voor zover aan de voorwaarden van het toepasselijke reglement is voldaan, is op de dienstverlening tevens de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur van toepassing en kan een geschil worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur.
Artikel 5 – Interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt Ruys & Ruys Advocaten benadert met een klacht, wordt de klacht zo spoedig mogelijk doorgeleid naar de overeenkomstig artikel 1 bevoegde klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk aan de klager en stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht.
3. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
4. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te komen, al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen één maand na ontvangst van de klacht.
6. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd binnen die termijn schriftelijk en met redenen omkleed in kennis van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
7. Indien afhandeling binnen één maand niet mogelijk is, doet de klachtenfunctionaris daarvan vóór het verstrijken van die termijn schriftelijk en met redenen omkleed mededeling aan de klager en degene over wie is geklaagd, onder vermelding van de termijn waarbinnen alsnog een oordeel wordt gegeven.
8. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, legt de klachtenfunctionaris de uitkomst daarvan, voor zover passend, schriftelijk vast.
Artikel 6 – Geschillencommissie Advocatuur en overige geschilbeslechting
1. Indien een klacht na behandeling overeenkomstig deze kantoorklachtenregeling niet is opgelost, kan het daaruit voortvloeiende geschil worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur, voor zover Ruys & Ruys Advocaten op het moment van aanhangig maken is aangesloten bij de voor het geschil bevoegde Geschillencommissie en deze volgens haar reglement bevoegd is.
2. Voor een cliënt die als consument handelt, geldt de Geschillencommissie Advocatuur indien en voor zover de toepasselijkheid van de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur schriftelijk tussen partijen is overeengekomen.
3. Voor een cliënt die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, geldt de Geschillencommissie Advocatuur Zakelijk uitsluitend indien Ruys & Ruys Advocaten bij die commissie is geregistreerd en de toepasselijkheid daarvan schriftelijk tussen partijen is overeengekomen.
4. De Geschillencommissie behandelt het geschil overeenkomstig het op het moment van aanhangig maken geldende reglement. Afhankelijk van het toepasselijke reglement en de aard van het geschil kan de beslechting plaatsvinden bij bindend advies of arbitrage.
5. Indien de Geschillencommissie zich onbevoegd verklaart, het geschil volgens haar reglement niet kan behandelen of Ruys & Ruys Advocaten niet bij de voor het geschil bevoegde commissie is aangesloten, kan het geschil worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter.
6. Het bepaalde in dit artikel laat de wettelijke en tuchtrechtelijke mogelijkheden om zich tot de deken van de Orde van Advocaten te wenden onverlet.
Artikel 7 – Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de behandeling van de klacht de geheimhouding in acht die gelet op de aard van de klacht en de voor advocaten geldende beroeps- en gedragsregels is vereist.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de interne behandeling van de klacht.
3. Dit laat onverlet dat aan een procedure bij de Geschillencommissie, de rechter of een andere instantie kosten verbonden kunnen zijn overeenkomstig het toepasselijke reglement of de wet.
Artikel 8 – Verantwoordelijkheden van de klachtenfunctionaris
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige en zorgvuldige behandeling van de klacht.
2. De klachtenfunctionaris houdt de klager en degene over wie is geklaagd, voor zover nodig, op de hoogte van de voortgang van de behandeling.
3. De klachtenfunctionaris draagt zorg voor een schriftelijke vastlegging van de klacht, de behandeling daarvan en de uitkomst.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij met inachtneming van de toepasselijke regels over geheimhouding en bescherming van persoonsgegevens.
Artikel 9 – Klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert iedere binnengekomen klacht met vermelding van het onderwerp van de klacht.
2. Een klacht kan onder meerdere onderwerpen worden geregistreerd.
3. De klachtenfunctionaris registreert tevens de wijze waarop de klacht is behandeld en de uitkomst daarvan.
4. De klachten worden periodiek geëvalueerd voor zover dat zinvol is voor de verbetering van de dienstverlening en met inachtneming van de vereiste vertrouwelijkheid.
Artikel 10 – Slotbepalingen
1. Deze kantoorklachtenregeling treedt in werking op 1 september 2026.
2. Deze kantoorklachtenregeling vervangt met ingang van 1 september 2026 de voordien door Respect Familierecht gehanteerde kantoorklachtenregeling.
3. Indien enige bepaling van deze kantoorklachtenregeling in strijd is met de Advocatenwet, de Verordening op de advocatuur of andere dwingende beroepsrechtelijke regelgeving, prevaleert die wet- of regelgeving.
4. Ruys & Ruys Advocaten is gerechtigd deze kantoorklachtenregeling te wijzigen indien wijzigingen in wet- of regelgeving, de kantoororganisatie of andere omstandigheden daartoe aanleiding geven.
5. De geldende versie van deze kantoorklachtenregeling is via de website van Ruys & Ruys Advocaten gemakkelijk toegankelijk.